Politique de confidentialité

1. Objet

Cette politique décrit la gestion des renseignements personnels (RP) des utilisateurs et des établissements qui utilisent la plateforme EVA (la « Plateforme ») et ses assistants. Elle complète les conditions d'utilisation de la Plateforme.

2. Renseignements que nous collectons

• Données de compte et d'identité : nom, courriel, numéro de téléphone, photo de profil facultative, rôle et établissement associé.
• Données liées aux établissements : nom, coordonnées, personnes contact, configuration des assistants et préférences, éléments visuels fournis (ex. logo).
• Données techniques et d'usage : adresse IP, type de fureteur et système, journaux d'accès, horodatage, métriques d'usage de la Plateforme.
• Données saisies dans les Assistants : les conversations sont conservées dans Firestore afin de permettre l'historique de conversation et peuvent être supprimées par l'utilisateur à tout moment. Les conversations issues de la bulle citoyenne sont automatiquement purgées après 90 jours. Les messages sont transmis à des fournisseurs de modèles de langage (OpenAI, Anthropic, Google) afin de générer des réponses; ces fournisseurs sont liés par des ententes de non-rétention et de non-entraînement sur les données. L'ensemble des données est hébergé sur Google Cloud Platform à Montréal (northamerica-northeast1).

3. Finalités d'utilisation

• Créer, authentifier et gérer les comptes et établissements.
• Fournir les services, répondre aux requêtes et assister les utilisateurs.
• Adapter et améliorer l'expérience, la qualité des Assistants et la fiabilité de la Plateforme.
• Assurer la sécurité, détecter la fraude et respecter les obligations légales.

4. Bases légales et consentement

La collecte et l'utilisation des RP reposent sur votre consentement, l'exécution du service contractuel, et, le cas échéant, nos obligations légales. Vous pouvez retirer votre consentement quand il est requis, sous réserve des fonctions essentielles à la prestation du service.

5. Partage et sous-traitance

Nous pouvons partager des RP avec des fournisseurs qui nous aident à fournir la Plateforme (hébergement, sécurité, messagerie, outils d'analyse). Ces tiers sont tenus de protéger les RP et de les utiliser uniquement pour notre compte. Les réponses des Assistants sont générées par des fournisseurs de modèles de langage, notamment OpenAI, Anthropic (Claude), Google (Gemini) et, le cas échéant, d'autres fournisseurs accessibles via OpenRouter. Le contenu des messages est transmis à ces fournisseurs uniquement pour générer des réponses; il n'est pas conservé par ceux-ci. Tous les fournisseurs sont liés par des ententes contractuelles de non-rétention des données et de non-entraînement sur les données transmises.

6. Utilisation des services Google et connecteurs MCP tiers

EVA accède aux services Google uniquement si l'utilisateur connecte explicitement son compte via un connecteur MCP (ex. OpenAI) et/ou active la synchronisation Google Calendar pour Eva Meet. Sans cette activation, EVA n'accède à aucun service Google. Les accès sont limités aux données auxquelles l'utilisateur authentifié a déjà accès et servent uniquement à fournir les fonctionnalités demandées.

• Gmail : recherche, lecture, organisation et rédaction assistée de courriels, uniquement sur instruction de l'utilisateur.
• Google Calendar : détection des réunions planifiées, récupération des informations nécessaires (date/heure, lien) pour rejoindre les réunions autorisées, et ajout facultatif d'un résumé à l'événement.
• Google Drive : accès en lecture seule à des fichiers sélectionnés afin d'analyser ou résumer leur contenu dans des flux de travail assistés.

Les connecteurs MCP tiers sont fournis par des prestataires indépendants et sont soumis à leurs propres conditions d'utilisation et politiques de confidentialité. Nous vous invitons à les consulter avant toute activation.

EVA n'utilise pas ces données à des fins publicitaires et ne les vend pas. L'utilisateur peut révoquer l'accès à tout moment depuis les paramètres de son compte Google. EVA respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'usage limité (Limited Use).

7. Témoins (cookies) et outils d'analyse

Des témoins essentiels maintiennent votre session et donnent accès aux espaces protégés; si vous les bloquez ou supprimez, l'accès à la Plateforme ou à certaines fonctionnalités sera impossible. Des témoins et outils d'analyse peuvent aussi être utilisés pour des mesures anonymisées ou pseudonymisées d'usage. Vous pouvez configurer votre fureteur pour les gérer.

8. Conservation et destruction

Les conversations avec les Assistants sont conservées afin d'assurer la continuité du service et l'historique de conversation. L'utilisateur peut supprimer ses conversations à tout moment. Les conversations issues de la bulle citoyenne sont automatiquement purgées après 90 jours. Les données de compte et d'établissement sont conservées pendant la durée du contrat. À la fin du contrat, les données sont supprimées dans un délai de 30 jours. Les journaux techniques minimaux demeurent selon les obligations légales, puis sont anonymisés ou détruits de façon sécuritaire.

9. Localisation et transferts

L'ensemble des données est hébergé sur Google Cloud Platform à Montréal, Québec (région northamerica-northeast1). Aucune donnée personnelle n'est stockée à l'extérieur du Québec. Le contenu des messages est transmis à des fournisseurs de modèles de langage (dont les serveurs peuvent se trouver à l'extérieur du Québec) uniquement pour générer des réponses, en vertu d'ententes de non-rétention des données; ces fournisseurs ne conservent ni n'utilisent les données transmises.

10. Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles adaptées (contrôles d'accès, chiffrement en transit, journalisation) protègent les RP contre l'accès non autorisé ou la perte. Aucun système n'est exempt de risques; signalez tout incident suspect à la responsable de la protection des renseignements personnels.

11. Vos droits

• Accès, rectification et mise à jour de vos RP.
• Retrait du consentement lorsqu'il est requis.
• Suppression ou anonymisation dans les limites légales et contractuelles.
• Portabilité des données, lorsque techniquement possible.
• Information en cas de décision automatisée vous concernant.

12. Incidents et notification

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous notifierons les personnes concernées et, lorsque requis, les autorités compétentes conformément à la Loi 25.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, plainte ou demande liée à vos renseignements personnels :

• Nom : Nathalie Werbrouck
• Rôle : Responsable de la protection des renseignements personnels
• Téléphone : 819 440-7093
• E-mail : coach@eva-ia.ai

14. Modifications de la politique

EVA peut mettre à jour cette politique pour tenir compte de l'évolution légale, technologique ou organisationnelle. Toute modification importante sera signalée sur la Plateforme. L' utilisation continue de la Plateforme vaut acceptation des mises à jour.

Dernière mise à jour : 26 février 2026